Diese AA beschreibt Festlegungen zur Gewährleistung des internen Berichtswesens.

Die Geschäftsführung sowie die Prozessverantwortlichen tragen die Verantwortung für ein intaktes internes Berichtswesen, darin einbezogen ist auch die Berichterstattung der für das Unternehmen tätigen externen Dienstleistern wie der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes sowie der Subunternehmer.

Es steht permanent die Gewährleistung einer ständigen Auskunftsbereitschaft sowie Nachweisbarkeit gesetzlich vorgegebener Überprüfungen sowie deren Wirksamkeit an.

Die Erstellung, Sammlung, Übergabe und Aufbewahrung ist in nachfolgender Reihenfolge vorzunehmen und aus nachfolgender Matrix zu ersehen:

1. Ersteller/ Erstempfänger: Betrifft alle Funktionsebenen
2. Information des Vorgesetzten: Gleichgestellt sind damit auch der QM‐M sowie die SiFA bzw. der BA.
3. bei Erfordernis Bestätigung: Schließt auch die Gegenzeichnung mit Kürzel und Datum als Zeichen der Kenntnisnahme für solche Unterlagen ein, die nicht zu bestätigen sind.
4. Ablage an fest‐ gelegter Stelle: Personengebundene Originaldokumente (Zertifikate, Zeugnisse etc.) verbleiben in der Regel im Original beim Besitzer, in diesen Fällen erfolgt die Ablage im Unternehmen als Kopie.

Der für die Erarbeitung Verantwortliche trägt zugleich die Verantwortung dafür, dass die Unterlagen weitergereicht und an der angegebenen Stelle auch aufbewahrt werden.