Kapitel 7 Abschnitt 7.4 „Kommunikation“ sowie Kapitel 8 Abschnitt 8.2.1 „Kommunikation mit dem Kunden“.

Diese Anweisung betrifft alle Personen, die mit der Angebotserstellung betraut sind.

Die Vereinheitlichung der durch unser Unternehmen abgegebenen Angebote

In unserem Unternehmen werden Angebote nach vielfältiger Art erstellt. Ein spezielles Angebot wird erst bei Kunden angefertigt, die ein individuelles Angebot wünschen. Der GF ist durch den Angebotsersteller immer zu befragen, welcher Kunde welche Preisliste bzw. welches Angebot erhält.

Vorab werden Informationen eingeholt über

• den Ort bzw. Sitz des Anfragenden,
• die genaue Geschäftsadresse der anfragenden Stelle,
• die Bezugsperson/den Ansprechpartner,
• die Dienstleistung/die Spezifikation,
• eine Verbindung/Telefon‐ bzw. Faxnummer/E‐Mail,
• den gewünschten Liefertermin (Tag), Ort,
• die Adresse des Kostenträgers, falls angegeben, bzw. Lieferadresse,
• die genauen Lieferbedingungen, Leistungsbedingungen,
• die gewünschten Konditionen.

Gemäß den Vorgaben wird das Angebot erstellt. Das Angebot wird vor dem Versand dem GF vorgelegt.

Ein Angebot enthält in der Regel folgende Angaben:

• Herr/Frau: die richtige Anrede
• Vorname: den entsprechenden Vornamen oder die Bezeichnung
• Nachname: Name des Anfragenden/der Stelle
• PLZ und Ort: die entsprechende Adressbezeichnung
• DL‐Bezeichnung: Eintragung der Spezifikation
• Datum: das Datum des Angebots
• Bezugnahme: das Datum der Angebotsanfrage/Anfragender
• Preis: den festgelegten Preis
• Garantiebedingungen: gesetzlich oder spezielle Zusagen
• Zahlungsbedingungen oder den Verweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen

Dateivorlagen sind als Grundgerüste zu sehen und können frei gestaltet werden. Falls dem Anfragenden weitere Informationen mitgeteilt werden sollen, ist dies aus den Anfrageinformationen zu entnehmen. Das Angebot unterliegt der Überwachung, insbesondere nach dem Versand. Falls im Zeitraum von 20 Tagen keine Antwort erfolgt, ist nochmals mit dem Kunden Kontakt aufzunehmen. Die offenen Angebote werden zentral gesammelt und im monatlichen Zyklus geprüft. Nach Prüfung und Freigabe des Angebots durch den GF wird dieses möglichst mit der Durchwahl versandt.

Musterangebot im Netzwerk

Die individuellen Angebote werden an die Kontaktunterlagen für den betreffenden Kunden angehängt. Bei Standardangeboten wird auf den Kontaktunterlagen der Versand mit Angabe des Datums und den entsprechenden Verrechnungssätzen vermerkt. Angebote werden sechs Kalenderjahre aufbewahrt.