AA 4 4 Anweisung Prozesserstellung

Kapitel 4 Abschnitt 4.4. „QM ‐System und dessen Prozesse“.

Diese Anweisung betrifft alle Personen, die Prozessbeschreibungen erstellen.

Die Vereinheitlichung der Prozessbeschreibungen im Unternehmen und die Sicherstellung der richtigen Inhalte.

In unserem Unternehmen werden Prozessbeschreibungen nach vielfältiger Art erstellt. Um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten, wurde diese Arbeitsanweisung erstellt.

In jeder Prozessbeschreibung beachten wir die folgenden Anforderungen:

• Prozesseingaben
  • Die Eingaben, die für den Prozess notwendig sind. Beispiel: Personalbestand,
  • Das Prozessergebnis, das zu erwarten ist, muss festgelegt und dem Anwender bekannt gemacht sein. Beispiel: Weiterleitung der Unterlagen an die Verwaltung zur Datenpflege.
• Kriterien und Methoden zur Durchführung
  • Die Kriterien zur Durchführung müssen hervorgehen. Beispiel: Neuauftrag
  • Die Methode zur Durchführung ist festgelegt.
• Art der Messung
• Jeder Prozess kann gemessen werden. Manchmal macht es aber keinen Sinn, da der Prozess von geringer Bedeutung ist.
• Messmethoden
  • Die Methode der Messung kann für jeden Prozess in der Beschreibung oder global festgelegt werden. Beispiel: Informationsbericht, Formblatt
• Leistungsindikatoren
  • Sie bestimmen die signifikanten Faktoren für die erfolgreiche Durchführung. Beispiel: Personal muss geeignet sein.
• Verantwortungen/Befugnisse
  • Sie werden bei jeder Prozessbeschreibung genannt, um eindeutige Zuordnungen gewährleisten zu können.
• Prozessrisiken, Chancen und abgeleitete Maßnahmen
  • Sie werden benannt und beachtet bei der Beschreibung des Prozesses. Sie müssen jedoch nicht zwingend im Prozess beschrieben sein.
• Prozessüberwachung
  • Die Prozessüberwachung kann explizit festgelegt sein oder sie ergibt sich aus dem Prozess. Beispiel: Bestellungen werden vom System oder durch einen Ordner überwacht. Die Rechnung kommt jedoch stets von ganz allein.
• Änderungen
  • Prozessänderungen müssen beschrieben und dokumentiert sein, damit alle Beteiligten auch die Änderungen kennen. Beispiel: Die Verantwortung für die Beschaffung wechselt.
• Prozessverbesserungen
  • Prozessverbesserungen werden bei Erkennung einer Verbesserung durchgeführt, werden als Hinweis Dritter oder systematisch durch Auswertungen erkannt.
• Dokumente und deren Aufbewahrung
  • Notwendige und festgelegte Dokumente/Informationen werden durch das QM‐ System gelenkt oder für den Prozess speziell festgelegt.
• Prozessabfolge und deren Wechselwirkungen
  • Bei jedem Prozess werden die logischen Abfolgen und Wechselwirkungen beschrieben. Beispiel: Abfolge der Schritte bei Auftragsbeginn.