7 - Unterstützung

Wir haben die Ressourcen für Aufbau, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung festgelegt und bereitgestellt. Dabei haben wir die Fähigkeiten und Beschränkungen von bestehenden internen Ressourcen und die vom externen Anbieter einzuholenden Informationen beachtet.

Wir haben eine(n) Qualitäts‐ und Arbeitsschutz‐Manager(in) bestellt, die/der fortlaufend die Anforderungen der Kunden sowie gesetzliche und behördliche Anforderungen überwacht.

Sie/er schult weitere Mitarbeiter/‐innen im Unternehmen laufend in den zutreffenden Bereichen des QM‐Systems. Bei Bedarf kann sie/er sich externer Anbieter bedienen, um den Kompetenzbereich zu erweitern.

Wir haben die notwendige Infrastruktur ermittelt und halten diese aufrecht. Die Infrastruktur wird regelmäßig auf ihre Zweckmäßigkeit geprüft. Für überwachungspflichtige Anlagen haben wir Wartungsverträge abgeschlossen. Intern zu wartende Infrastruktur wird über eine Liste gelenkt. Wir beachten wo möglich die Herstellerangaben.

Unter Infrastruktur verstehen wir:

• Gebäude und zugehörige Gebäudetechnik,
• technische Ausrüstung einschließlich Hardware und Software und
• Informations‐ und Kommunikationstechnik.

Zur Durchführung unserer Prozesse und zur Erreichung der Konformität haben wir die notwendige Umgebung ermittelt und halten diese aufrecht. Beispiele: Temperatur, Luftfeuchte, ergonomische Größen und Sauberkeit (Arbeitsschutzanforderungen). Wo notwendig, haben wir Anweisungen zur Kontrolle und Lenkung erstellt.

Unsere Umgebung betrachten wir hinsichtlich:

• physikalischer Faktoren,
• sozialer Faktoren,
• psychologischer Faktoren und
• umweltbezogener Faktoren.

Wir führen Messungen und Überwachungen mit einfachen Ressourcen durch, um verlässliche Ergebnisse sicherzustellen, d.h. im Bereich der personellen Dienstleistung mit elektronischen Wächterkontrollsystemen.

Die Ressourcen sind für die jeweilige Art der unternommenen Überwachungs‐ und Messtätigkeiten geeignet, werden aufrechterhalten und werden auf Eignung geprüft.

Die Rückverfolgbarkeit der Messung wird in unserem Unternehmen:

• von Kunden gefordert,
• von interessierten Parteien erwartet und
• von uns als notwendig betrachtet.

Dies gewährleisten wir durch:

• Verifizierung interner Standards,
• Erstellung eigener Standards (Ansprüche) und deren Überwachung,
• Kennzeichnung zur Bestimmung des Status,
• Regelungen, die
  • Einstellungsänderungen,
  • Beschädigung oder
  • Wertminderung verhindern.

Wenn bei Verifizierungen und Messungen Fehler erkannt werden, sind Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Um unser Unternehmen zu betreiben und die Konformität mit Dienstleistungen sicherzustellen, haben wir unser Wissen gelistet. Dieses Wissen erhalten wir aufrecht und vermitteln es an andere, soweit dies im Rahmen der Tätigkeiten notwendig ist.

In einem Informationsbericht betrachten wir momentanes und künftiges Wissen, um dieses auf geeignete Weise zu fördern und aufrecht zu erhalten.

Dabei betrachten wir:

• geistiges Eigentum,
• Erfahrungsschatz,
• Informationen:
  • aus Fehlern,
  • aus erfolgreichen Projekten,
• nicht dokumentiertes Wissen,
• Erfahrung von internen und externen Experten/‐innen,
• Norminhalte,
• Erkenntnisse aus Konferenzen sowie
• Informationen von Kunden und Anbietern.

Wir haben die für die Erbringung unserer Dienstleistungen notwendigen Kompetenzen ermittelt. Die Ermittlung betrifft nur Mitarbeiter/‐innen, die die Qualitätsleistung beeinflussen können.

Im Formblatt 7 2 0 Stellenbeschreibung lenken wir folgende Fragestellungen:

• Kompetenz durch angemessene Ausbildung, Schulung oder Erfahrung,
• Maßnahmen, um die benötigte Kompetenz zu erwerben inkl. deren Bewertung, und
• Aufbewahrung dokumentierter Informationen als Nachweis der Kompetenz.

Mögliche Optionen, um Kompetenzen zu erreichen, sind Schulungen, Coaching, Versetzung, Anstellung oder Beauftragung von externen Anbietern, auf die die Anforderungen auch zutreffen.

Alle Mitarbeiter/‐innen und Externen werden zur Bewusstseinsförderung informiert über:

• die Qualitäts‐ und Gesundheitspolitik,
• relevante Qualitäts‐/Arbeitsschutzziele,
• ihren Beitrag zur Wirksamkeit des Managementsystems,
• die Vorteile einer verbesserten Qualitätsleistung und
• die Folgen der Nichterfüllung der Anforderungen.

Dies geschieht mittels Schulungen oder Aushang.

Wir haben in einer Arbeitsanweisung die Kommunikationswege festgelegt. Darin wird die externe und interne Kommunikation beschrieben.

Dabei beachten wir mindestens die folgenden vier Punkte:

• Worüber wird kommuniziert?
• Wann wird kommuniziert?
• Mit wem wird kommuniziert?
• Wie wird kommuniziert?

Unsere Dokumentation zum Qualitätsmanagementsystem umfasst:

• alle geforderten Informationen der DIN EN ISO 9001:2015,
• ein Handbuch als Rahmen für das QM‐System,
• Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Informationsberichte, Formblätter und
• weitere Informationen.

Alle festgelegten und angewendeten Informationen sind in einer Liste aufgeführt.

Unsere dokumentierten Informationen umfassen immer:

• Eine Kennzeichnung und Beschreibung mit:
  • Titel,
  • Datum,
  • Autor und
  • Referenznummer (Ursprung in der Norm)
• Angemessene Formate, die Folgendes berücksichtigen:
  • Sprache,
  • Softwareversion,
  • Grafiken und
  • elektronische Medien oder Papier an Arbeitsplätzen ohne elektronischen Zugang
• Überprüfung und Genehmigung durch festgelegte Kompetenzinhaber im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit

Dokumentierte Informationen werden an den vorgesehenen Verwendungsorten bereitgestellt. Dabei ist auf eine Verwendungsmöglichkeit geachtet.

Alle dokumentierten Informationen werden angemessen geschützt in Bezug auf:

• Verlust,
• Vertraulichkeit,
• unsachgemäßen Gebrauch und
• Verlust der Integrität.

Bei der Lenkung dokumentierter Informationen beachten wir:

• die Verteilung,
• den Zugriff mit Berechtigungen,
• die Auffindbarkeit und Verwendung,
• die Ablage/Speicherung und Erhaltung,
• die Aufrechterhaltung der Lesbarkeit,
• die Überwachung von Änderungen und Versionierungen,
• die Aufbewahrung und Verfügung bis zur Vernichtung.

Dokumentierte Informationen externer Herkunft werden zentral verwaltet und den Anwendern/‐innen zur Verfügung gestellt.